Mnohí podnikatelia sa pri výbere účtovníka stretávajú s pojmom účtovný zápis alebo účtovná položka. Ak dostanú cenovú ponuku napríklad 1 € za účtovný zápis, často nevedia odhadnúť, koľko ich bude účtovníctvo mesačne stáť.
Čo je účtovný zápis?
Účtovný zápis predstavuje jednu zaúčtovanú položku v podvojnom účtovníctve. Každý účtovný doklad (napríklad faktúra) vytvára jeden alebo viac účtovných zápisov. Účtovnícke firmy často účtujú cenu práve podľa počtu spracovaných účtovných zápisov.
Koľko účtovných zápisov má jedna faktúra?
Počet závisí od typu faktúry:
- •Dodávateľská faktúra bez DPH – náklad + záväzok voči dodávateľovi → 2 zápisy
- •Dodávateľská faktúra platcu DPH – základ dane + DPH + záväzok → 3 zápisy
- •Faktúra na viac stredísk – základ, DPH a rozúčtovanie na viac účtov → 5 – 6 zápisov
Koľko stojí jeden účtovný zápis?
Na Slovensku sa cena za jeden účtovný zápis najčastejšie pohybuje medzi 0,80 € a 1,50 €. Mnohé kancelárie zároveň účtujú minimálny mesačný paušál (napr. 80 – 120 €), aj keď firma spracuje len pár dokladov.
Príklady mesačných cien (faktúry platcu DPH, 3 zápisy)
| Faktúr / mesiac | Zápisov | ≈ 1 €/zápis |
|---|---|---|
| 50 | 150 | 150 € |
| 100 | 300 | 300 € |
| 300 | 900 | 900 € |
Nie každá faktúra stojí rovnako
Ide len o orientačný výpočet. Výslednú cenu ovplyvňuje aj počet bankových pohybov, pokladňa, počet zamestnancov, zahraničné faktúry, samozdanenie, majetok, skladové hospodárstvo, kontrolný výkaz DPH aj daňové priznania. Preto veľa kancelárií kombinuje mesačný paušál + cenu za zápis.
Ako znížiť náklady na účtovníctvo?
Najväčšou úsporou je automatizácia spracovania dokladov. Moderné systémy dokážu automaticky načítať faktúry z e-mailu, rozpoznať údaje cez OCR a AI, spárovať platby s bankou a exportovať dáta do účtovného systému. Účtovník tak venuje menej času manuálnemu prepisovaniu, čo môže znížiť aj celkové náklady.
Zhrnutie
Ak účtovník účtuje podľa počtu zápisov, bežná faktúra platcu DPH vytvorí najčastejšie ~3 zápisy. Pri cene okolo 1 € za zápis vychádza orientačne: 50 faktúr ≈ 150 €, 100 faktúr ≈ 300 €, 300 faktúr ≈ 900 € mesačne. Pre presnú cenu si vyžiadaj individuálnu ponuku.